Urlaubszeit ist die Zeit der Abwesenheitsnotizen. Aber wie schreibe ich eine gute Abwesenheitsnotiz - sachlich und neutral oder lieber kreativ mit einer Prise Humor?
Bei Abwesenheitsnotizen formulieren manche Menschen gerne mal ausgefallener und geben vielleicht auch ein bisschen mit ihren Reisezielen oder den Urlaubsaktivitäten an. Damit sollte man aber eher vorsichtig sein, rät Autorin und Karriere-Coach Susan Moldenhauer. Bei der Formulierung der Abwesenheitsnotiz sollten wir uns am besten an die Sprachregelung der Firma halten, sofern es eine gibt. Aber auch wenn es keine Regelung gibt empfiehlt Susan Moldenhauer die Abwesenheitsnotiz kurz und knapp zu halten.
"Manche Formulierungen können missverstanden werden. Wer schreibt, er sei im wohlverdienten Urlaub, der kann im schlimmsten Fall Neid provozieren."
Auch Formulierungen wie "Ich bin im wohlverdienten Urlaub", findet sie eher unangemessen. Die könnten im schlimmsten Fall sogar Neid provozieren. Deswegen sei es besser die Abwesenheitsnotiz neutral zu formulieren.
Abwesenheitsnotiz an Empfänger*innen anpassen
Wenn man vor dem Urlaub die Abwesenheitsnotiz schreibt hilft es, sich noch einmal zu überlegen: Wer wird diese Mail denn lesen? Sind das vorwiegend interne Kolleg*innen und passt der Text zur Persönlichkeit, dann sei es auch in Ordnung, eine lustige oder kreative Notiz zu verfassen.
"Freunde der Sonne, ich bin jetzt auch mal in der Nähe der solchen um meinen Kopf frei zu kriegen."
Wenn man aber vorwiegend mit externen Partner*innen oder Kund*innen Emails schreibt, dann sollten wir das lieber lassen und kurz und sachlich auf die Abwesenheit hinweisen. Es helfe auch, sich zu fragen: 'Was würde ich selbst gerne lesen, wenn ich eine Abwesenheitsnotiz bekomme?' Vielleicht möchte man gar nicht wissen, was andere im Urlaub machen, wenn man selbst den Schreibtisch voll mit Arbeit hat, sagt Susan Moldenhauer.
Gute Orga vor dem Urlaub
Eine gute Abwesenheitsnotiz kann dabei helfen, dass man nach dem Urlaub nicht in angehäufter Arbeit versinkt. Dafür schreibt man in die Abwesenheitsnotiz am besten, dass man im Urlaub keine Mails liest und diese auch nicht weitergeleitet werden. Für wichtige und dringende Fälle kann man noch Ansprechpartner*innen aus dem Team angeben. Die Betonung sollte auf "wichtig und dringend" liegen. Die Empfänger*innen überlegen dann im besten Fall noch einmal, ob ihr Anliegen wirklich so wichtig ist. Vielleicht schaffen sie ja sogar, das Problem selbst zu lösen, bevor man aus dem Urlaub zurück ist.
Susan Moldenhauer findet es auch hilfreich, wenn wir vor dem Urlaub möglichst viel abarbeiten und die noch verbleibenden Aufgaben an Kolleg*innen delegieren.