Viele kennen solche Situationen: Viel zu viel Stoff, aber der Prüfungstermin steht. Oder: Eine Arbeitsaufgabe ist so komplex, dass wir gar nicht wissen, wie wir sie anpacken können. Businesscoachin Gudrun Gräfenstein hat Tipps, wie man den Anfang findet und wann es besser ist, eine Deadline zu verschieben.
Wer sich wegen einer Deadline durch einen Aufgabe zwingt, obwohl er oder sie total übermüdet und erschöpft ist, darf dann auch nicht immer das beste Ergebnis erwarten. Das zeigt eine Studie, die US-Forschende der Ohio State University und Harvard University durchgeführt haben. In neun Erhebungen haben die Forschenden rund 5.000 Schüler*innen, Studierende und Arbeitnehmende befragt.
Ein Ergebnis dabei war, dass Arbeiten in den meisten Fällen von Dozenten besser benotet wurden, wenn die Deadline aufgeschoben und die Aufgabe später abgegeben wurde.
"Das will ich heute erledigen. Oder ich sage: Das möchte ich bis heute Mittag erledigen. Dann gebe ich mir einen ganz klaren Rahmen ohne Struktur und damit kann ich vorangehen."
Viele von uns sind dankbar für eine Deadline. Sie bietet eine zeitliche Struktur, sozusagen einen Rahmen, der uns hilft, einer Aufgabe Priorität zu verleihen und tatsächlich damit anzufangen. Deadlines können helfen, weil sie es leichter für uns machen, Entscheidungen zu treffen.
Wenn beispielsweise in der kommenden Woche eine wichtige Prüfung ansteht und wir noch nicht so viel dafür gelernt hat, müssen wir uns eigentlich nicht mehr groß fragen, ob wir damit anfangen sollten. Die Antwort ist dann ziemlich eindeutig.
Komplexe Aufgaben in Teilschritte unterteilen
Aber manchmal ist es nicht nur die Deadline, sondern wir erhöhen selbst den Druck, indem wir ein überragendes Ergebnis erzielen wollen. Wir erwarten sozusagen einen kleinen Geniestreich von uns selbst. Das kann es allerdings noch schwieriger machen, eine Aufgabe anzugehen.
"Das ist natürlich hilfreich, um für sich selber auch eine Planung zu machen, bis wann eine Aufgabe erledigt werden muss."
Manchmal erscheint uns eine Aufgabe auch einfach wie ein großer Berg, den es zu überwinden gilt. Wir übersehen dabei dann die Etappen, die wir auf dem Weg zum Ziel anpeilen könnten. Kleine Häppchen, die gut zu schaffen sind. Prokrastination kann die Folge sein: Wir schieben die Aufgabe erst einmal auf.
Die Karrierecoachin Gudrun Gräfenstein empfiehlt dieses Hindernis mit folgenden Tipps zu umgehen:
- Emotionaler Zugang: Wie werde ich mich fühlen, wenn ich die Deadline eingehalten habe? Wir fokussieren uns dadurch auf das Ziel und das gute Gefühl, das wir haben, wenn wir es erreichen.
- Visualisierung: Wie würde sich eine Person verhalten, die vor dem Ablauf einer Deadline Ergebnisse liefert. Das kann uns dabei helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen
- Das parkinsonsche Gesetz beachten: Oft dehnt sich eine Aufgabe entsprechend der verfügbaren Zeit aus. In diesem Fall lieber einen Zeitpunkt festlegen, an dem wir fertig sein wollen und nicht in endlosen Zeiträumen planen.
- Den ersten Schritt planen: Wenn wir nur eine Sache tun könnten, was würden wir dann als Erstes erledigen?
Denn wenn der erste Schritt getan ist, fällt es oft leichter, einfach weiterzumachen. Gudrun Gräfenstein empfiehlt außerdem auch die erprobte Pomodoro-Technik: Wir setzen uns Zeitlimits von 25 Minuten und bauen dann Pausen von fünf Minuten ein. Das sind überschaubare Blöcke, die uns eine Struktur bieten. Es gibt auch Pomodoro-Apps, die uns dabei helfen können.
"Für mich ist Deadlines verschieben eigentlich der größere Stress, weil ich das mag, wenn ich die Deadline dann hinter mir hab."
Wird der Druck in Bezug auf eine Deadline aber zu groß, dann kann das Resultat darunter leiden. Manchmal gibt es also gute Gründe, eine Deadline zu verschieben, falls das möglich ist. Auch die Studie der Forschenden der Ohio State University und der Harvard University hat gezeigt, dass viele die Zeit gut nutzen können, die sie dadurch gewinnen, um ein besseres Ergebnis abzuliefern.