Wenn ihr im Chaos auf eurem Desktop nichts mehr wiederfindet, euer Speicherplatz voll ist mit unnötigen Dateien und euer Mailordner Archäologenherzen höher schlagen lassen würde, dann wisst ihr: Es ist Zeit zum Aufräumen! Der Sozialwissenschaftler Herbert Hertramph gibt Tipps für mehr digitale Ordnung.

Herbert Hertramphs Desktop ist einfach eine schwarze Fläche. Alles andere würde ihn zu sehr ablenken, sagt der Sozialwissenschaftler. Gerade mal eine Handvoll Programm-Icons gestattet er sich, alle anderen hat er ausgeblendet - mit einem Mausklick etwas mehr digitale Ordnung.

Die ist wichtig, damit man nicht ständig etwas suchen muss oder dauernd abgelenkt wird. Denn das nervt, stresst und kostet Zeit. Dass unordentliche Menschen gerne argumentieren, sie fänden ja alles, das lässt Herbert Hertramph nicht gelten. Das funktioniere nur bei Dingen, die man täglich braucht. Und anders als unsere Wohnung haben Rechner und Smartphone zwar zumindest eine Suchfunktion, aber: Die kann nur finden, was man als Suchwort eingibt.

Unnötiges besser löschen

Also? Herbert Hertramph plädiert dafür, Unnötiges am besten ganz zu löschen. Wer das nicht übers Herz bringt, sollte solche Daten dann besser auf externe Speichermedien auslagern, damit der eigentliche Arbeitsplatz frei bleibt. Bevor man mit dem digitalen Aufräumen anfängt, sollte man sich fragen:

  • Wie arbeite ich eigentlich?
  • Welche Fächer brauche ich für meine Dateiablage?

Eigentlich genügen drei große Rubriken, meint der Sozialwissenschaftler. Damit komme man im Alltag schon sehr weit:

  • Archiv: Hier kommen alle Unterlagen rein, die ihr nicht aktuell benötigt, aber die wichtig genug sind, um sie noch eine Zeit lang aufzuheben – etwa Dokumente, die für die Steuererklärung wichtig sind. Herbert Hertramphs scant dafür sogar alles Analoge, wie Quittungen oder Briefe, per Scanner oder Smartphone ein.
  • Aktuelles: Das ist der Bereich für Dateien, mit denen ihr permanent arbeiten müsst – etwa für eure Arbeit oder aktuelle Projekte.
  • Nachschlagen: Hier speichert ihr alle Informationen, auf die ihr immer wieder schnell zugreifen müsst – etwa Adressen oder Geburtstage – am besten in Extra-Anwendungen für den jeweiligen Zweck.

Der Sozialwissenschaftler empfiehlt nur einen Hauptordner mit eben diesen Rubriken und nur wenige Unterordner. Zusätzlich hilfreich, auch wenn die Suchfunktion in Dateien suchen kann: Benennt eure Dateien immer nach ähnlichem Muster – Zum Beispiel: Datum–Schlagwort–Inhalt.

To-Do-Manager gegen das Prokrastinieren

Um die Aufräum-Faulheit und Aufschieberitis besser zu überwinden, empfiehlt Herbert Hertramph To-Do-Manager, die in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel alle zwei Wochen, daran erinnern, zum Beispiel Dokumente einzuscannen oder andere Aufräumtasks zu erledigen.