Siemens hat eine App für das Workplace Management eingeführt: "Comfy" soll den Mitarbeitern dabei helfen, die Regeln zur Corona-Prävention einzuhalten, wenn sie jetzt langsam aber sicher wieder vermehrt aus dem Home Office zurück ins Büro kommen. Andere Systeme gehen noch viel weiter.

Falls ihr wegen Corona Homeoffice machen musstet oder durftet (je nachdem, wie ihr das seht), dann könnte jetzt langsam der Zeitpunkt gekommen sein, wo euer Unternehmen sagt: Ihr könnt jetzt mal wieder ins Büro kommen. Die Regeln zur Corona-Prävention gelten aber nach wie vor. Im Großraumbüro 40 Zentimeter nebeneinander am selben Schreibtisch sitzen, ist da also eher kontraproduktiv.

App-gestützte Corona-Prävention im Büro

Die Workplace-Management-App "Comfy"soll helfen. Der Siemens-Konzern hat sie hausintern für seine Mitarbeiter entwickelt. 100.000 Menschen soll sie zur Verfügung gestellt werden, berichtet das Handelsblatt. Die App hilft dabei, die Bürokapazitäten zu planen, weil sie die freien Räume und Schreibtische kennt und schnell zuweisen kann.

"Comfy weiß, wann wo welcher Raum und welcher Schreibtisch frei ist."
Konstantin Köhler, Deutschlandfunk-Nova-Netzreporter

Wie genau die App bei Siemens helfen kann, wird von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich sein. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ja ihre festen Plätze oder eigene Büros. Für andere könnte es so aussehen, dass die Mitarbeiter in der App eingeben, dass sie zum Beispiel morgen arbeiten kommen – und der Algorithmus ihnen dann ausspuckt, ob das möglich ist und wo sie sich hinsetzen können.

Sensoren und Smart-Home-Funktionen

Die Siemens-App ist nur eine von vielen. Office- beziehungsweise Workplace-Management-Systeme können ziemlich viel: Durch eine passgenaue Schreibtischplanung können sie dafür sorgen, dass jeder Schreibtisch möglichst immer besetzt ist. Manche Systeme sehen sogar Sensoren in Räumen vor, die die Belegungssituation in Echtzeit erfassen. Ein solches System kann die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen automatisieren.

Auch Smart-Home-Funktionen sind integriert: Die Mitarbeiter können etwa mit ihrem eigenen Handy das Licht ein- und ausschalten oder die Klimaanlage bedienen. Manche Systeme, wie etwa Workmetric, gehen sogar noch weiter und integrieren zusätzlich Parkplatzverwaltung, digitale Besucherausweise, Indoor-Navigation oder Dienstleistungen, wie die Organisation eines Caterings für eine Tagung.

Ist das Überwachung?

Wenn Sensoren erfassen, welche Schreibtische besetzt sind, läuten bei Datenschützern sofort die Alarmglocken. Die Unternehmen können ihre Systeme aber datenschutzkonform gestalten, also komplett anonym. Theoretisch könnte man die Systeme aber auch zur Überwachung einsetzen, sagt Deutschlandfunk-Nova-Netzreporter Konstantin Köhler.

Workplace-Management-Systeme gab es schon vor Corona. Die Pandemie hat dem Thema aber große Aufmerksamkeit verschafft. Seit Corona sei deutlich mehr zu tun, weil sich die Unternehmen gezielt um die Belegung von Arbeitsplätzen kümmern müssen, sagt etwa Frank Radke, der Gründer von Workmetric.

"Corona hat den Workspace-Management-Systemen einen Boost verpasst."
Konstantin Köhler, Deutschlandfunk-Nova-Netzreporter

Leere Schreibtische und leere Büroflächen sind für Unternehmen verschenktes Geld. Dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ein eigenes, festes Büro hat, ist in Zeiten von Workplace Sharing und Großraumbüros eher selten geworden. Die Daten sind in vielen Unternehmen schon lange nicht mehr lokal auf der Festplatte gespeichert, sondern liegen in einer Cloud.