Menschen, die nicht gut organisiert sind, können To-Do-Listen helfen, ihre Aufgaben zu strukturieren und abzuarbeiten. Auch für diejenigen, die sich nicht gut entscheiden können, kann eine solche Liste die Entscheidungsfindung erleichtern. Aber es wäre zu einfach, nur eine Liste zu machen, und dann erledigen sich die Dinge quasi wie von selbst.
Denn so eine Liste kann auch Gegenteiliges bewirken, warnt Bastian Willenborg. Er ist Facharzt für Psychosomatische Medizin, Psychiatrie und Psychotherapie an der Oberberg Klinik Berlin-Brandenburg. Deshalb solltet ihr bei einer To-Do-Liste folgende Fehler vermeiden:
- Zu kleinteilige Aufgaben
- Zu viele Aufgaben
- Zu lange Liste
"Wenn ich eine To-do-Liste mache mit Sachen, die ich gerne machen würde, kann die Liste total lang werden. Dann besteht die Gefahr, dass ich mich selbst überfordere, weil ich diese Liste - realistisch betrachtet - nie abarbeiten kann."
Entweder überfordern wir uns, wenn eine Liste zu lang machen, oder wir haben keine Zeit mehr für Entspannung, Freizeit oder Freunde. Deshalb rät Bastian Willenborg, bevor wir eine Liste erstellen, erst einmal zu überlegen, welches Ziel wir mit dieser Liste verfolgen. Sonst würden dort Aufgaben landen, die wir zwar nach und nach abhaken können, was uns eine gewisse Befriedigung verschafft, aber dieses Abarbeiten kann eben auch leicht in Überforderung umkippen.
Was ist wichtig und was muss auf die Not-To-Do-Liste?
Deshalb sollten wir auf eine To-Do-Liste nur die wichtigsten Dinge aufschreiben. Wer die Känguru-Chroniken kennt, kennt auch die Not-To-Do-Listen - kein Scherz -, die Bastian Willenborg für sinnvoll hält, um sich besser auf das Wichtigste zu konzentrieren. Auf diese Liste sollten wir alles schreiben, das uns nicht guttut oder das wir absolut nicht machen möchten.
Check für die To-Do-Liste:
- Welches Ziel will ich mit der Liste erreichen?
- Welche Aufgaben muss ich dafür unbedingt erledigen?
- Welche Aufgaben sind die wichtigsten, müssen zuerst erledigt werden?
- Welche Aufgaben können warten?
- Kann ich diese Aufgaben alle in einer überschaubaren Zeitspanne bewältigen oder sind es zu viele?
- Wenn es zu viele sind, welche Aufgaben kann ich streichen?
"Ich sage mir: Nie mehr als sieben Teile gleichzeitig."
Für das Aufräumen des Kellers oder Ähnliches hält Bastian Willenborg To-Do-Listen nicht für sinnvoll. Wer aber nur noch wenig Zeit für die Vorbereitung auf eine Prüfung hat, kann mit einer Themenliste entscheiden, welche gepaukt werden und welche weggelassen werden. Auf der To-Do-Liste können dann die Themen nach Wichtigkeit angeordnet werden. Genauso können Themen auf die Not-To-Do-Liste, die sehr selten bei Prüfungen abgefragt werden oder bei denen man sich auch ohne Lernen gut auskennt.
Nie mehr als 7 Dinge in Angriff nehmen
Für sich selbst beschränkt sich Bastian Willenborg auf sieben Teile oder Themen. Denn unser Gehirn oder Arbeitsgedächtnis kann gleichzeitig nicht mehr als sieben oder acht Dinge bearbeiten.
Dagegen rät Bastian Willenborg Menschen, die zu zwanghaften Verhaltensweisen neigen, davon ab, mit To-Do-Listen zu arbeiten. Diese Listen geben zwar Struktur und somit auch eine gewisse Sicherheit, aber sie können auch sehr einengend sein. Je nach Ziel der Liste könnten es auch mal 12 Dinge sein.